Механизм предоставления чеков гостям по оплатам через ОТА

20 февраля 2023
Механизм предоставления чеков гостям по оплатам через ОТА

Данная статья описывает механизм предоставления чеков гостям по оплатам, полученным при бронировании через Агентов (OTA), в том числе, через собственный сайт отеля.

Разберем вариант, при котором агент не предоставил гостю авансовый чек:

Если агент не выдал чек об оплате (аванс или предоплата) гостю, то в этом случае Отель может самостоятельно проводить фискализацию оплаты по бронированию. Сотруднику Отеля придется в режиме реального времени «мониторить» при помощи отчета поступившие платежи и фискализировать их самостоятельно как аванс, предоплату или окончательный расчет по мере их поступления.

Теперь разберем вариант, при котором агент выдал чек на аванс (предоплату):

В этом случае в PMS (Logus HMS) настраивается отдельный код транзакций с признаком фискализации «внешним сервисом». Такой способ является законным при соблюдении нижеследующих условий:

Чеки на предоплату (аванс) формирует тот, кто получает деньги — т.е.  агент. А вот кто обязан сформировать чек на зачет этих предоплат (авансов), зависит от вашей договоренности с агентом — это может сделать агент, а может и принципал.  Подробно это расписано в этой статье:  https://www.garant.ru/consult/business/1583110/

Если чек выдан платежным агентом, то повторной выдачи чека (аванс, предоплата) поставщиком услуги не требуется. Эта позиция Минфина, изложенная в письме от 03.10.2017 N 03-01-15/64345.

К платежным агентам относятся, в том числе любые юридические лица и ИП (кроме кредитных организаций), которые занимаются приемом оплаты от физических лиц в пользу поставщиков товаров, работ, услуг (далее – товаров) (п. 3 статьи 2 закона № 103-ФЗ о платежных агентах). Причем законом 103-ФЗ не обозначено у каких именно физических лиц платежным агентам разрешается брать платежи. Это могут быть и простые граждане, и предприниматели, и подотчетные лица предприятий. Прямого запрета на внесение оплаты подотчетным лицом или ИП онлайн либо через другого платежного агента нет.

Платежные агенты для ведения своей деятельности выступают только в одном из двух вариантов:

— в форме оператора по приему платежей (далее – оператор). В таком качестве разрешается работать лишь юридическим лицам. Они действуют по соглашению, напрямую заключенному с поставщиком товаров, для которого и собирают платежи;

— в виде платежных субагентов. Это могут быть и юридические лица, и ИП. Но субагенты заключают договор для приема денег от физических лиц не с поставщиками, а с операторами.

Независимо от варианта приема денег на платежных агентов возлагается обязанность по использованию онлайн-кассы при расчетах. Об этом говорит п. 12 статьи 4 закона № 103-ФЗ. Причем участие онлайн-кассы в таких расчетах прежде всего регулируется законом о ККТ (п. 12 ст. 4 закона № 103-ФЗ, п. 1 ст. 1 закона № 54-ФЗ).

Порядок участия ККТ для платежных агентов полностью прописан в законе 54-ФЗ. На указанные расчеты распространяются все его льготы и требования, включая:

— требование о предоставлении кассового чека плательщику (п. 1 ст. 4 закона 103-ФЗ, п. 2 ст. 1.1 закона 54-ФЗ);

— требование о содержании кассового чека. Помимо общих обязательных реквизитов в таком чеке необходимо присутствие дополнительной информации, касающейся расчетов через платежного агента. Что именно должно быть еще указано в этом чеке, по пунктам прописано в п. 3 статьи 4.7 закона 54-ФЗ. Кроме того, пункт 7 ст. 4.7 закона о ККТ позволяет отражать и другие дополнительные сведения, учитывающие отраслевую специфику деятельности, в рамках которой ведутся расчетные операции. То же самое разрешает и закон 103-ФЗ (п. 4 статьи 5).

Все платежные агенты вправе принимать от физических лиц для расчетов с поставщиком товаров наличные денежные средства. 

Получается, что при соблюдении всех вышеуказанных требований, авансовый платеж (предоплата) будет поступать в PMS (Logus HMS) уже с признаком первичной фискализации и потребует от отеля сформировать чек окончательного расчета после того, как услуга уже будет оказана.

Чтобы сократить трудозатраты на помощь приходит опция т.н. фоновой фискализации. Если эту возможность активировать в системе, то Logus HMS будет самостоятельно «закрывать» все имеющиеся предоплаты и авансы, полученные через агента (OTA), на счетах выехавших гостей и, при необходимости, отправлять чеки окончательного расчета гостям на e-mail или по sms.

Более подробно о такой технологии можно узнать в службе поддержки или на сайте с документацией.

Артем Ферман, бизнес-аналитик компании Libra Hospitality

 
Рейтинг: 0/5 - 0 голосов

Автор: Артем Ферман

Последние статьи автора:

Комментарии ()

    Просмотров