Механизм предоставления чеков гостям по оплатам через ОТА

20 февраля 2023

Данная статья описывает механизм предоставления чеков гостям по оплатам, полученным при бронировании через Агентов (OTA), в том числе, через собственный сайт отеля.

Разберем вариант, при котором агент не предоставил гостю авансовый чек:

Если агент не выдал чек об оплате (аванс или предоплата) гостю, то в этом случае Отель может самостоятельно проводить фискализацию оплаты по бронированию. Сотруднику Отеля придется в режиме реального времени «мониторить» при помощи отчета поступившие платежи и фискализировать их самостоятельно как аванс, предоплату или окончательный расчет по мере их поступления.

Теперь разберем вариант, при котором агент выдал чек на аванс (предоплату):

В этом случае в PMS (Logus HMS) настраивается отдельный код транзакций с признаком фискализации «внешним сервисом». Такой способ является законным при соблюдении нижеследующих условий:

Чеки на предоплату (аванс) формирует тот, кто получает деньги — т.е. агент. А вот кто обязан сформировать чек на зачет этих предоплат (авансов), зависит от вашей договоренности с агентом — это может сделать агент, а может и принципал. Подробно это расписано в этой статье: https://www.garant.ru/consult/business/1583110/

Если чек выдан платежным агентом, то повторной выдачи чека (аванс, предоплата) поставщиком услуги не требуется. Эта позиция Минфина, изложенная в письме от 03.10.2017 N 03-01-15/64345.

К платежным агентам относятся, в том числе любые юридические лица и ИП (кроме кредитных организаций), которые занимаются приемом оплаты от физических лиц в пользу поставщиков товаров, работ, услуг (далее – товаров) (п. 3 статьи 2 закона № 103-ФЗ о платежных агентах). Причем законом 103-ФЗ не обозначено у каких именно физических лиц платежным агентам разрешается брать платежи. Это могут быть и простые граждане, и предприниматели, и подотчетные лица предприятий. Прямого запрета на внесение оплаты подотчетным лицом или ИП онлайн либо через другого платежного агента нет.

Платежные агенты для ведения своей деятельности выступают только в одном из двух вариантов:

— в форме оператора по приему платежей (далее – оператор). В таком качестве разрешается работать лишь юридическим лицам. Они действуют по соглашению, напрямую заключенному с поставщиком товаров, для которого и собирают платежи;

— в виде платежных субагентов. Это могут быть и юридические лица, и ИП. Но субагенты заключают договор для приема денег от физических лиц не с поставщиками, а с операторами.

Независимо от варианта приема денег на платежных агентов возлагается обязанность по использованию онлайн-кассы при расчетах. Об этом говорит п. 12 статьи 4 закона № 103-ФЗ. Причем участие онлайн-кассы в таких расчетах прежде всего регулируется законом о ККТ (п. 12 ст. 4 закона № 103-ФЗ, п. 1 ст. 1 закона № 54-ФЗ).

Порядок участия ККТ для платежных агентов полностью прописан в законе 54-ФЗ. На указанные расчеты распространяются все его льготы и требования, включая:

— требование о предоставлении кассового чека плательщику (п. 1 ст. 4 закона 103-ФЗ, п. 2 ст. 1.1 закона 54-ФЗ);

— требование о содержании кассового чека. Помимо общих обязательных реквизитов в таком чеке необходимо присутствие дополнительной информации, касающейся расчетов через платежного агента. Что именно должно быть еще указано в этом чеке, по пунктам прописано в п. 3 статьи 4.7 закона 54-ФЗ. Кроме того, пункт 7 ст. 4.7 закона о ККТ позволяет отражать и другие дополнительные сведения, учитывающие отраслевую специфику деятельности, в рамках которой ведутся расчетные операции. То же самое разрешает и закон 103-ФЗ (п. 4 статьи 5).

Все платежные агенты вправе принимать от физических лиц для расчетов с поставщиком товаров наличные денежные средства.

Получается, что при соблюдении всех вышеуказанных требований, авансовый платеж (предоплата) будет поступать в PMS (Logus HMS) уже с признаком первичной фискализации и потребует от отеля сформировать чек окончательного расчета после того, как услуга уже будет оказана.

Чтобы сократить трудозатраты на помощь приходит опция т.н. фоновой фискализации. Если эту возможность активировать в системе, то Logus HMS будет самостоятельно «закрывать» все имеющиеся предоплаты и авансы, полученные через агента (OTA), на счетах выехавших гостей и, при необходимости, отправлять чеки окончательного расчета гостям на e-mail или по sms.